Erläuterung Zur Elektronischen Kommunikation

    Die Stadt Horstmar bietet die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation. Bürger können sich per E-Mail an die Stadt Horstmar wenden.


    Das Verwaltungsverfahrensgesetz lässt es zwar mittlerweile zu, vorgenannte Schreiben per elektronischer Signatur zu versenden, die Stadt Horstmar hat diese Möglichkeit aus technischen Gründen jedoch noch nicht eingerichtet.


    E-Mail-Adresse:


    Die Stadtverwaltung ist elektronisch zu erreichen unter .



    Verschlüsselung:


    Die Stadtverwaltung Horstmar kann derzeit verschlüsselte E-Mails noch nicht entschlüsseln. Deshalb empfiehlt die Stadt, Schreiben mit schutzwürdigem Inhalt, per Post – Brief zu versenden.


    Elektronische Signatur:


    Aus technischen Gründen kann die Stadtverwaltung noch keine elektronische Signatur prüfen. Deshalb können zurzeit keine Schreiben mit rechtserklärendem Inhalt, die der Unterschrift bedürfen, von der Verwaltung angenommen werden. Hierzu zählen z.B. Widersprüche gegen Bescheide der Stadt, nicht jedoch schriftliche Anregungen, Hinweise, Anforderungen von Formularen u.ä.

     

    Auf Grund des fehlenden verbindlichen Rechtscharakters einer E-Mail tritt in keinem Fall eine Genehmigungsfiktion im Sinne des § 42a Viertes Gesetz zur Änderung verwaltungsrechtlicher Vorschriften (4. VwVfÄndG) oder entsprechender spezialgesetzlicher Regelungen in Kraft.


    Elektronischer Zugang zur Stadtverwaltung Horstmar gemäß Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) ab 01.01.2018

    Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation mittels De-Mail

    Die Stadtverwaltung Horstmar bietet Ihnen die Möglichkeit der elektronischen Kommunikation an. Für das Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Nach allgemeinen Grundsätzen sowie den §§ 126a und 126b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.

    Dabei unterscheidet man zwischen formfreien Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (bspw. Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift). Mit Einrichtung einer zentralen De-Mail Eingangsadresse bietet Ihnen die Stadt Horstmar die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation für formgebundene Vorgänge.

    Die Stadt Horstmar eröffnet einen Zugang zur elektronischen Kommunikation nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen, die ausschließlich für die Kommunikation mit der Stadtverwaltung gelten. Über die zentrale De-Mail Eingangsadresse können keine Vorgänge für andere Behörden (z. B. Finanzamt usw.) abgewickelt werden.

    Grundsätze der elektronischen Kommunikation

    Formfreie Vorgänge

    Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Namensunterschrift bedürfen, können weiterhin per E-Mail an alle auf www.steinfurt.de oder auf städtischen Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen gesendet werden.
    Weiterhin besteht hier auch die Möglichkeit, über Online-Formulare auf www.steinfurt.de Kontakt mit der Stadtverwaltung aufzunehmen.

    Formgebundene Vorgänge

    Für Vorgänge, die eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform mit eigenhändiger Namensunterschrift voraussetzen (z. B. Mitteilung über Eigentumswechsel bei grundstücksbezogenen Angaben, Antrag auf Befreiung von der Hundesteuer, Anzeige über die Aufstellung von steuerpflichtigen Geldspielgeräten), müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nummer 2 Signaturgesetz (SigG) versehen sein.

    Zurzeit können bei der Stadt Horstmar noch keine elektronischen Signaturen auf Echtheit und Gültigkeit geprüft werden. Dies hat zur Folge, dass Sie Dokumente, für die die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist, nicht in elektronischer Form übersenden können. Wir bitten Sie deshalb, in diesen Fällen auf die papiergebundene Kommunikation auszuweichen.

    Zugang über De-Mail

    Eine De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Absatz 5 des De-Mail Gesetzes ersetzt nach § 3a des VwVfG NRW, nach § 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 87a der Abgabenordnung ebenfalls die Schriftform. Sie können daher auch über De-Mail mit Absenderbestätigung rechtsverbindlich mit der Stadtverwaltung Horstmar elektronisch kommunizieren. Der Versand über De-Mail erfordert keine qualifizierte elektronische Signatur.

    Die zentrale De-Mail Eingangsadresse lautet DE-Mail:


    Zulässige Dateiformate

    Möchten Sie E-Mails oder De-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Stadt Horstmar nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.
    Folgende gängige Dateiformate können aktuell verarbeitet werden:

    • Textformate (*.doc, *.docx, *.odt, *.txt)
    • Kalkulationsdateien (*.xls, *.xlsx, *.calc)
    • Grafikformate (*.jpg, *.tif, *.png)
    • Präsentationen (*.ppt, *.pptx, *.odp)
    • Sonstige (*.pdf)

    Die Gesamtgröße der E-Mail (inklusive Anhänge) darf 10 MB nicht überschreiten. Übersandte Vorgänge, die diesen Vorgaben nicht entsprechen, können nicht bearbeitet werden. Dateien, die als selbstextrahierende *.exe Dateien umgewandelt wurden, werden ungeöffnet gelöscht. Das gleiche gilt für Dateien, die automatisierte Abläufe von Programmierungen (z. B. Makros) enthalten, sowie für E-Mails mit einem Virus.


    Treten Sie per E-Mail oder De-Mail an die Stadt Horstmar heran, so wird unterstellt, dass Sie eine Rückmeldung auf gleichem Wege wünschen. Handelt es sich jedoch um vertrauliche Informationen, oder ist die elektronische Übermittlung aus rechtlichen Gründen ausgeschlossen, erfolgt die Antwort der Stadt Horstmar weiterhin per Briefpost, sofern Ihre E-Mail eine vollständige Absenderadresse enthält.


    Sollten Sie Ihr De-Mail-Postfach wieder schließen, bitten wir um eine entsprechende Mitteilung, damit wir nicht weiter per De-Mail mit Ihnen kommunizieren.